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La tua prima #riunione importante? 5 consigli per lasciare il segno!

Aggiornato il: 27 ago 2019

Trai il massimo dalla tua presenza ad un incontro di team o ad un business meeting!


SvoltaJob - Come affrontare efficacemente una #riunione di lavoro

Le riunioni di lavoro sono un ottimo momento per mettere alla prova la tua capacità di relazionarti e ottenere la giusta visibilità di fronte a colleghi ed esterni. Parole d'ordine: farsi notare e non passare inosservati!

Ecco di seguito alcuni consigli per assicurarti di fare un'ottima impressione e guadagnarti l'attenzione che meriti.


1. SELF-CONFIDENCE ovvero CREDI IN TE STESSO

Se sei stato invitato all'incontro, ho una grande notizia per te: sei QUALCUNO!

Lo sei già, non c'è bisogno di dimostrarlo. I tuoi superiori hanno deciso che a quella riunione devi esserci anche tu. Non importa se farai "il palo" o "lo scriba", sei invitato e quindi il primo step è stato superato brillantemente.

Non sentirti mai "di troppo" o a disagio perché non sei sicuro del tuo ruolo: chi organizza sa quali persone invitare e quindi il tuo ruolo esiste ed è già stato riconosciuto.

Perciò: testa alta, e sguardo fiero! :) Entrando, datti un'auto-"pacca sulla spalla" mentale e fatti silenziosamente le congratulazioni: in quell'incontro sei QUALCUNO!


NB: Questo reminder vale a tutti i livelli: non soltanto da stagisti o junior professional ci capita di sentirci in ansia per la partecipazione ad un incontro importante. La stessa situazione si ripete anche più in là nella nostra carriera, quando siamo coinvolti in mezzo a "pezzi grossi", manager di esperienza o più in alto di noi nella scala gerarchica.


2. ARRIVA PUNTUALE, PRESENTATI E STRINGI LA MANO

Non farti aspettare, sii puntuale. Aspetta sempre i tuoi responsabili, probabilmente vorranno entrare prima o assieme a te. Quando entri, stringi la mano e presentati alle persone che non conosci, rispettando sempre la gerarchia: lascia che si presentino prima le persone più senior.

Quando ti presenti e stringi la mano, scandisci bene nome e cognome, dai una bella stretta decisa e sorridi.

Ricordati che anche le persone "più potenti del mondo" sono pur sempre esseri umani e apprezzeranno il tuo approccio gentile.


3. PORTA TUTTO QUELLO CHE SERVE

Non dimenticare niente: penna, block notes, agenda, cellulare, stampe di slide, brochure, cavi per collegare il pc.. e per sicurezza porta sempre qualche penna e copia di stampa in più per gli altri!

Se non potrai ancora intervenire per dire la tua, di certo potrai prendere appunti: scrivi tutto, ti servirà per imparare e per inviare un prezioso ed utile recap a fine meeting ai partecipanti.


4. STAI AL TUO POSTO, MA CON STILE

Alle riunioni siamo generalmente tutti attorno ad un tavolo: questo non ci rende automaticamente vecchi amici al bar, e soprattutto non azzera i livelli nè le gerarchie.

Il ruolo c'è ma non si vede..O meglio, ad uno sguardo attento, si vede eccome!

Quindi, cosa significa nel concreto "stare al tuo posto", rispettando i ruoli?

Ecco alcuni spunti:

  • DOVE TI SIEDI? Occupa la posizione adatta al tuo ruolo all'interno della riunione. Lascia che si siedano prima le persone di livello più alto, e solo dopo prendi posto. Se affianchi il tuo capo o il tuo team, siediti vicino a lui/ loro. Se rappresenti l'azienda in un incontro con persone esterne, siediti dalla parte del tavolo in cui ci sono i colleghi e lascia che gli interlocutori esterni prendano posto di fronte, in modo che ci sia un confronto vis à vis.

  • COME TI PONI? Siedi composto e sicuro di te, con la schiena ben dritta e protenditi leggermente verso la persona che prende di volta in volta la parola. Guarda fisso negli occhi la persona che parla e segui il discorso, sorridi alle battute e dimostrati interessato.

  • COSA EVITARE: Assolutamente non appoggiarti allo schienale, non tenere le braccia incrociate e non mandare segnali di scarso interesse. Invece, occupa lo spazio che ti serve: appoggia i gomiti al tavolo e posiziona con ordine il tuo telefono (silenzioso), il notes e la penna (portane sempre più di una). Non occupare altre sedie con giacche/ zaino/ borsa: sembreresti scortese e poco accogliente.

  • PRENDI LA PAROLA OPPURE NO? Questa scelta spetta a te, dovrai valutare in base al contesto se è il caso o meno di esporre la tua opinione ed intervenire. In ogni caso, se hai il dubbio di essere inopportuno, meglio evitare di parlare: ci saranno sempre occasioni per recuperare. Dici solo quello che ti senti sicuro di dire, e solo se ti viene riconosciuta l'autorità per farlo. Ad esempio, se il tuo superiore guida la riunione, lascia che sia lui a condurre gli argomenti.

Queste le indicazioni per "stare al tuo posto". Ma perchè ho aggiunto "con stile"?


Anche se sei l'ultimo arrivato in quel contesto, ed anche se per tutta la riunione non potrai prendere la parola, puoi comunicare sicurezza e competenza anche solo con il linguaggio non verbale.

--> Lo sapevi che noi "parliamo" anche senza aprire bocca?

Con gli occhi, con la postura, con il tuo abbigliamento professionale, con il tuo approccio alla situazione, potrai comunicare di essere una persona competente e decisa, che sta seguendo il discorso ed è pronta a dare il suo efficace contributo.


5. SE PUOI, ESCI ALLO SCOPERTO

Non sempre è possibile uscire allo scoperto e "farsi notare", soprattutto se sei alle prime armi, e/o se il livello complessivo della riunione è molto più alto rispetto al tuo ruolo.

Ti faccio un esempio pratico: se ti invitano ad un incontro con l'amministratore delegato della tua azienda, e tu sei lo stagista di un referente tecnico, che a sua volta risponde ad un capo presente in riunione, probabilmente sei presente solo perché hai con te alcuni dati nel pc, che eventualmente dovrai recuperare alla velocità della luce per passarli al tuo superiore. In questo caso, a meno che non ti sia espressamente richiesto, non aprire bocca ma approfitta per imparare più che puoi.

In questi casi, il miglior modo per lasciare comunque una buona impressione è:

- dimostrare professionalità anche senza prendere mai la parola (vedi punto 4);

- essere preparatissimi nel caso si venga interpellati per qualsiasi motivo (richiesta di dati/ stampe/ presentazione/ ..);

- prendere appunti e inviare una mail di recap chiara e precisa ai partecipanti.


Ci sono alcuni casi in cui invece è possibile, e anzi è apprezzabile uscire allo scoperto e lasciare il segno: quando la situazione ti consente di ritagliarti uno spazio e dire la tua; quando sei certo che il tuo contributo sia utile; quando sai esattamente come muoverti e cosa dire.

Muoviti sempre e solo quando sei certo di dare un apporto utile, e non avere paura di esprimerti. Ad esempio, se ti è venuto in mente un punto che nessuno ha calcolato, e c'è un momento di silenzio, esponi il tuo pensiero con estrema chiarezza e parlando lentamente a voce alta.

Sono Debora Spaliviero, Consulente nell'ambito delle Risorse Umane e Career Advisor individuale. Mi piace affiancare le persone e supportarle nel raggiungere i propri obiettivi di carriera, rilanciando in avanti il percorso professionale.Se il mio articolo ti è stato utile, visita questo mio sito SvoltaJob e seguimi nelle pagine social Facebook, Instagram e Linkedin.


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