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Prendi in mano il TUO tempo: 6 consigli per gestire la tua giornata di #lavoro 

Aggiornato il: 6 set 2019



Ti sei mai trovato nella situazione di rincorrere continuamente le urgenze, senza riuscire a concludere efficacemente la tua giornata di lavoro?


Il tempo è una risorsa scarsa: più siamo bravi nel nostro lavoro, più attiriamo attività e progetti e più abbiamo necessità di essere veloci ed efficaci. Man mano che acquisisci competenza ed esperienza, ed avanzi nel tuo percorso professionale, diventa fondamentale imparare a gestire al meglio il tempo a disposizione.

Rincorrere continuamente le urgenze, e fermarti ogni giorno oltre l’orario per portare a termine i tuoi compiti, non sono soluzioni percorribili per un lungo periodo. Ecco alcuni tips e consigli che ti possono essere utili per gestire al meglio la giornata di lavoro:


1. Pianifica con attenzione


Fai il possibile per pianificare con anticipo il lavoro del mese, della settimana e della giornata, prendendoti avanti e definendo le priorità.

Nella pianificazione, tieni uno spazio per eventuali urgenze e mantieniti flessibile, senza calendarizzare in modo troppo rigido le tue ore. In altre parole, guarda al quadro complessivo per non perderti nei minimi dettagli.

E’ importante che tu conosca gli obiettivi del mese, della settimana e della giornata prima di iniziare a lavorarci.

Un suggerimento semplice: prepara uno schema che ti aiuti ad orientarti, e compilalo da solo e/o assieme al tuo team, per conoscere in anticipo le attività.

Alla fine della settimana, assicurati di aver chiarito e condiviso le priorità della settimana successiva.

Alla fine della giornata, segnati le priorità per l’indomani.


2. Controlla e limita il tempo che passi a gestire le email

Essere costantemente connesso e rispondere ad ogni email non appena la ricevi, ti costringe a perdere di continuo la concentrazione su quello che stai facendo.

Definisci due slot di tempo, uno appena arrivato in ufficio la mattina ed uno dopo pranzo, in cui ti concentri al 100% solo sulle email e le gestisci. Per esempio, mezzora appena arrivato e mezzora dopo pranzo.

Può essere che il tuo ruolo ed il tuo tipo di occupazione non ti consentano di disconnetterti dalla posta elettronica per ore.

In questo caso, cerca di identificare alcuni momenti precisi della giornata in cui concentrare sulle email tutta la tua attenzione e produttività. Nel resto del tempo, concentrati sul tuo lavoro e mantieni aperta la posta in modo da gestire le eventuali urgenze immediatamente, e lasciare ad un momento successivo le email non prioritarie.


3. Stabilisci i tuoi confini.. e rispettali!


La giornata lavorativa è di 8 ore e potenzialmente il tuo lavoro in alcuni periodi dell’anno ne può richiedere molte di più.

Quando ti viene assegnato il lavoro, domandati: cosa posso fare in 8 ore? Cosa non riuscirò a fare? Quali progetti posso portare a termine in un mese? Quali richiedono due mesi o tre?

Tieni conto del tuo limite, della tua velocità, della tua capacità. Non prenderti sulle spalle una mole eccessiva di lavoro che non riesci a gestire. Definisci le tue reali possibilità e confrontati in anticipo con il tuo responsabile ed il tuo team per concordare le tempistiche e gli obiettivi che puoi sostenere.

Ovviamente, a volte ti sarà richiesto uno sforzo in più e dovrai sforare i tuoi piani. Cerca di lavorare affinché la tua routine nei periodi di non emergenza sia gestibile e compatibile con le tue possibilità.


4. Fai una cosa alla volta


A volte sarebbe utile avere quattro braccia, venti occhi, tre cervelli, e riuscire a gestire più cose contemporaneamente.

In verità, siamo esseri umani (tutti!! Anche i CEO delle aziende più grandi del mondo!). Siamo in grado di gestire con efficacia ed attenzione una sola cosa alla volta. Se portiamo avanti diverse attività contemporaneamente, credendo di essere più veloci, ci rallentiamo e perdiamo la concentrazione.

Buon proposito da ora in avanti: quando un collega ti interrompe (con una chiamata, con una richiesta, proponendo un nuovo tema), chiedi se è urgente e specifica che hai bisogno di xx minuti per completare quello che stai facendo.

Interrompi il lavoro e concentrati su altro solo se si tratta di qualche imprevisto da gestire con tempestività.

In tutti gli altri casi, non c’è nulla di male nel ricordare, anche con una battuta, che sei un essere umano e riesci a gestire una sola cosa alla volta.


5. Impara a delegare


Non puoi fare tutto da solo! Più aumenta il lavoro e più diventa necessario per te concentrarti soltanto sulle attività che richiedono il tuo specifico contributo.

Cerca sempre di delegare tutte quelle attività che possono essere svolte da altri, senza avere la presunzione di dover mantenere ad ogni costo il controllo.

Fidati dei tuoi colleghi e collaboratori, e offri il tuo supporto per insegnare a svolgere al meglio i task di cui ti occupavi in precedenza. Per crescere, devi mantenere il focus e concentrarti sull’essenziale. LESS IS MORE!


6. Tieni del tempo per te stesso


La giornata lavorativa ha un inizio ed una fine: non puoi sapere l’orario di inizio, e non sapere mai a che ora riuscirai ad uscire.

Devi riservarti il tempo per vivere la tua vita al di fuori del lavoro.

Definite le priorità, lavorato al meglio delle tue possibilità, ad un certo punto arriva l’ora di staccare, uscire e liberare la mente.

È un tuo diritto ed un dovere nei confronti di te stesso. Hai bisogno di avere uno scopo al di fuori, un tempo di riposo, di mantenerti in salute.

Coltiva i tuoi interessi, passa ore con le persone care, riposa, fai attività fisica e cura la tua quotidianità privata.

Così facendo, sarai ancora più produttivo ed efficace al momento del rientro in ufficio!

Sono Debora Spaliviero, Consulente nell'ambito delle Risorse Umane e Career Advisor individuale.

Mi piace affiancare le persone e supportarle nel raggiungere i propri obiettivi di carriera, rilanciando in avanti il percorso professionale.

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